Die Lösung für Kommunen, Städte und Gemeinden

Inzwischen sind wir bereits für mehrere Städte tätig. Nach der ersten Mahnung übernehmen wir die Realisierung der Forderung. Wird die Forderung dann bezahlt ist unser Auftrag für Sie erledigt. Wird die Forderung trotz Einschaltung unsererseits nicht realisiert, so geben wir die nicht beigetrieben Forderungen zurück. Diesen Teil der Forderungen sollten Sie dann zur Titulierung an die Kasse bzw. die Vollstreckungsabteilung des Kreises übergeben. Die dann niedergeschlagenen Forderungen werden wiederum durch uns als Verwaltungshelfer bearbeitet.

Warum dieser Weg?

Die Regel lässt erkennen, dass die Verwaltung mit Mahnungen und Vollstreckung auf die fehlenden Zahlungseingänge doch sehr statisch reagiert. Es werden zwar Zahlungseingänge erzielt, doch bleibt die Frage, ob denn Zahlungen nicht häufiger, schneller und kostengünstiger realisiert werden können.

Unser hochwirksames Forderungsmanagement setzt mit seinen Maßnahmen bei den einzelnen Prozessschritten von der Auftragsannahme bis zum Zahlungseingang bzw. der Niederschlagung der Forderung sowie der Übernahme der bereits niedergeschlagenen Forderungen an.

Unsere Bonitätsüberprüfung gibt zunächst Aufschluss über die wirtschaftliche Tragfähigkeit des Schuldners und wird dabei als Ausgangspunkt zugrunde gelegt, um ein weiteres Vorgehen zu planen.

Zu erfassen sind in diesem Rahmen auch die rechtlichen Grundlagen, die die Forderungen begründen und das Volumen der Forderungsausfälle pro Dezernats- oder Produktbereich aufschlüsseln. Auch sollte die Schuldnerstruktur in die Analyse miteinbezogen werden. Ein säumiger Zahler beziehungsweise Zahlungspflichtiger kann durchaus Adressat mehrerer kommunaler Forderungen sein.

Wie können Kommunen ihre Liquidität durch Auslagerung des Forderungsmanagements  spürbar verbessern?

Nach Schätzungen des (BDIU) Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. belaufen sich die Außenstände der Kommunen aktuell auf ca. 19 Milliarden Euro. Genauere Zahlen können wohl erst nach Umstellung von der Kameralistik auf die so genannte Doppik, doppelte Buchführung benannt werden. Jedoch ist eines bereits klar ersichtlich, die Zahlen könnten weitaus höher sein als hinlänglich bekannt.

Unstrittig ist, dass Städte und Gemeinden einen hohen Außenstand an unbezahlten Forderungen haben und auf diesen mehrheitlich sitzen bleiben. Ein Blick auf den bislang noch mehrheitlich starren Forderungseinzug lässt erkennen, hier ist vieles verbesserungswürdig und verbesserungsfähig. Kommunen müssen Außenstände mit geeigneten Mitteln konsequenter einziehen.

Eine Möglichkeit für das verbesserte Forderungsmanagement ist der Einsatz eines Verwaltungshelfers und die externe Unterstützung des Forderungsmanagements durch spezialisierte Inkassounternehmen. Es ist vielfach rechtlich möglich, dies wird mittlerweile auch schon von einigen Städten und Kommunen umgesetzt. Jedoch sind sich viele Mitarbeiter in den öffentlichen Verwaltungen nicht sicher, was rechtlich möglich ist, welche Gestaltungsmöglichkeiten vom Gesetzgeber erlaubt sind und welche nicht. Dabei sind immer wieder folgende Punkte maßgebliche Gründe für ein Zögern:

• Die Vollstreckung ist reine Staatsaufgabe, die nicht ausgelagert werden darf.
• Die Verwaltung ist im Forderungsmanagement besser in der Lage Forderungen einzuziehen.
• Das Einschalten eines externen Dienstleisters ist datenschutzrechtlich unzulässig, nicht erlaubt.

Diese angedachten Argumente sind nicht immer stichhaltig und stehen einer Überprüfung nicht stand. Man kann doch nicht ernsthaft von einem Staatsvorbehalt ausgehen, der in jeder Phase des Einzugs ausschließlich von öffentlichen Bediensteten durchgeführt werden muss. Beispiele dafür gibt es inzwischen Zuhauf. Zum Beispiel privat geführte Gefängnisse, Abschleppdienste im Dienst der Städte und Gemeinden und vieles mehr könnte hier noch aufgeführt werden. Auch die Bund-Länder-Kommission sieht bei der Beauftragung externer Rechtsdienstleister keine durchgreifenden verfassungsrechtlichen Bedenken, denn die aktuell geltende Rechtslage erlaubt es tatsächlich, zumindest in Teilbereichen, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Ein kleines Beispiel hierfür wäre, das Versenden von Mahnungen, wenn zuvor auf die Einschaltung eines Rechtsdienstleisters hingewiesen wurde. Auch die Auftragsdatenverarbeitung und die so genannte Verwaltungshilfe sind darin eingeschlossen.

Die so genannte "Verwaltungshilfe" ist bekanntlich nichts Neues. Die Frage was kann ein externer Rechtsdienstleister für eine Behörde machen, worin liegt die Unterstützung im Forderungsmanagement? Dazu sind folgende Fallbeispiele beachtenswert:

• Zunächst die technische Unterstützung, das Versenden der Rechnungen beziehungsweise Mahnungen und die Kontrolle der Zahlungseingänge.
• Adressprüfungen und Bonitätsüberprüfungen.
• Die Bewertung von Forderungsbeständen.
• Die Langzeitüberwachung.

Kosteneffektiv und für beide Teile, die Behörde und den Dienstleister ist natürlich die Überprüfung der Werthaltigkeit von Forderungen. Liegen beim Bürger bereits harte Negativmerkmale vor? Ist ein Insolvenzverfahren anhängig. Kann der Bürger überhaupt in seiner finanziellen Lage Forderungen begleichen? Dieses Spezialwissen aus der freien Wirtschaft, die Bewertung von Forderungen ist bei Behörden nicht vorhanden, denn es gibt es einfach (noch) nicht!

Eine rechtssichere Verwaltungshilfe ist auf mehrere Pfeiler aufgebaut. Zum einen muss der beauftragte Verwaltungshelfer ein hohes Maß an den Datenschutz und vor allem an die Datensicherung besitzen. Zum anderen darf die Seriosität nicht außer Zweifel stehen. Rechtsdienstleister, die bereits mehrfach aufgefallen sind, sollten aufgrund der Brisanz der Thematik nicht gewählt werden. Auch ist die Leistungsfähigkeit ein wichtiges Kriterium für die Beauftragung. Weitere wichtige Argumente, für die Beauftragung eines Verwaltungshelfers, besondere Voraussetzungen sind:

• Die Behörde wird durch den Verwaltungshelfer nicht ersetzt, sondern nur ergänzt und in Ihrer Aufgabe entlastet.
• Die Auftraggeberin bleibt Herrin des Verfahrens.
• Die Stammakten verbleiben bei der Behörde. Nur die wenigen Daten, die für eine Forderungsrealisierung durch einen Rechtsdienstleister notwendig sind, werden übergeben.

Als Beispiel für die Übergabe der Daten gilt folgendes:

• Der externe Dienstleister (Verwaltungshelfer) darf nicht wissen woraus die Forderung besteht. Ist es hier etwa Kindergartengeld, Wasser- und Abwassergebühren, Gewerbesteuer oder Unterhaltsvorschuss usw.. Nur der Betrag der offenen Forderung, seit wann offen, wann gemahnt, Vorname und Nachname, Adresse und Ort sowie der Name des Forderungsstellers, mehr bedarf es nicht. Diese Datenübergabe lässt somit keinen Rückschluss zu. Das Datenschutzgesetz bleibt somit gewahrt!
• Die Übergabe der Daten an den Rechtsdienstleister dürfen auch nicht einfach auf dem Postweg oder dem ungesicherten elektronischen Weg übermittelt werden. Am sichersten ist der Weg des Boten als verschlüsselte Datei.
• Vermischung von einzelnen Datensätzen aus verschiedenen Dezernaten, Abteilungen. Somit ist sichergestellt, dass der externe Dienstleister gar nicht weiß wer der eigentliche Forderungsinhaber innerhalb der Behörde ist.

Werden diese Punkte eingehalten, so steht einer erfolgversprechenden Forderungsrealisierung durch Inkassounternehmen nichts mehr im Wege. Viele der erhobenen rechtlichen Einwände können bei Beachtung der vorgenannten Abläufe als unberechtigt betrachtet werden. Es liegt somit ganz im öffentlichen Interesse die rechtlichen Rahmenbedingungen zu nutzen, die Möglichkeiten eines externen Verwaltungshelfers auszuschöpfen, denn die öffentlichen Hände erleiden hohe Verluste, weil die offenen Forderungen nicht so beigetrieben werden, wie es das Haushaltsrecht eigentlich verlangt.