Inkasso für Kommunen

Keine Frage des „Ob“, sondern des „Wie“

Beate Behnke‐Hahne ist Leiterin der Finanzbuchhaltung und des Stadtsteueramts der Ruhrgebietsmetropole Essen. In einem bundesweit beachteten Pilotprojekt testete die Verwaltung die Zusammenarbeit mit insgesamt drei Inkassounternehmen. Mit guten Ergebnissen. Im Interview erklärt sie, warum Essen auch in Zukunft mit Inkassounternehmen kooperieren will.

Die Stadt Essen arbeitet beim Forderungsmanagement mit externen Dienstleistern zusammen. Wie kam es dazu?

Die Stadt Essen beschäftigt sich seit Jahren mit der Optimierung der Prozesse des Rechnungswesens und des Forderungsmanagements. Im Zuge der Modernisierung des kommunalen Forderungsmanagements wurden mehrere Handlungsansätze verfolgt und umgesetzt. Zu nennen sind insbesondere die organisatorische Zentralisierung des Forderungsmanagements, die Einrichtung eines Service- Desks als Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger, der Aufbau eines Key- Account- Managers sowie die Übertragung der Zuständigkeit für die sogenannte Niederschlagung auf das zentrale Forderungsmanagement.

Ein weiterer Optimierungsansatz bestand in der Erprobung der Zusammenarbeit mit privaten Dienstleistungsunternehmen, insbesondere in der Erprobung der technisch- organisatorischen Verwaltungshilfe im gesetzlich zulässigen Rahmen. Dabei sollten die technisch- organisatorischen Maßnahmen zur sicheren Datenübergabe getestet und Erkenntnisse über die Realisierungswahrscheinlichkeiten bei niedergeschlagenen, ausvollstreckten öffentlich- rechtlichen Forderungen gewonnen werden.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern gilt es, datenschutzrechtliche Voraussetzungen zu beachten. Wie haben Sie sichergestellt, dass das Steuer- und Sozialgeheimnis gewährleistet bleiben?

Die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen wurden vertraglich fixiert, insbesondere die technisch- organisatorischen Datenschutzbestimmungen (Poolbildung der kommunalen Daten und keine Vermischung mit anderen Daten des Auftragnehmers). Unsere Projektpartner haben eine hohe Expertise und sehr hohe Datenschutzstandards nachweisen können. Zur Wahrung des Steuer- und Sozialgeheimnisses wurden im Rahmen des Projektes keine Forderungen nach der Abgabenordnung und keine Forderungen nach dem Zweiten Sozialgesetzbuch übergeben. Nach dem Zweiten Sozialgesetzbuch übergeben. Nach dem Bekanntwerden der Beauftragung von zwei Inkassounternehmen mit Unterstützungsleistungen beim Einzug von SGB- Forderungen durch die Bundesagentur für Arbeit in einem Volumen von über 100 Millionen Euro wurde auch in Essen entschieden, künftig die sogenannten Transferforderungen in das Portfolio aufzunehmen. Die Steuerforderungen wurden im Rahmen des Projektes nicht übergeben, weil hier die eigenen Realisierungsquoten sehr hoch sind (u. a. durch die Privilegierung öffentlicher Lasten) und die staatliche Vollstreckung über weitreichende Eingriffsmöglichkeiten verfügt.

Gab es auch Skepsis innerhalb der Verwaltung? Und welche Erwartungen hatte die Politik an das Projekt?

Im Vorfeld des Projektes mussten viele Bedenken ausgeräumt und viel Überzeugungsarbeit geleistet werden. Nach der Vorlage einer juristischen und datenschutzrechtlichen Expertise, die die Zulässigkeit und die Voraussetzungen für die Verwaltungshilfe definiert haben, mussten insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Forderungsmanagements sowie die Personalvertretung und die Politik überzeugt werden. Bei den Mitarbeitern bestand die Sorge einer dauerhaften Auslagerung von Aufgaben, aber auch einer „Rückschädigung“. Spürbar war auch die Angst vor einem eventuellen Arbeitsplatzverlust in der Zukunft. Die Personalvertretung hat keine Vorteile in einer Zusammenarbeit mit privaten Inkassounternehmen gesehen, nach ausführlichen Erörterungen jedoch dem „Experiment“ zugestimmt.

Abgesehen vom reinen Prozessablauf der Forderungseinziehung - gab es auch einen grundsätzlichen Erfahrungsaustausch zwischen den Inkassodienstleistern und der Verwaltung? Unterscheidet sich das Forderungsmanagement in der Privatwirtschaft erheblich von dem der öffentlichen Hand, oder ist beides am Ende doch sehr ähnlich?

Beide Seiten haben von dem Projekt profitiert. Die kommunale Seite hat die professionellen Geschäftsprozesse, die hohe IT-und Fachkompetenz der Branche kennengelernt. Die privaten Projektpartner haben einen Einblick in die Arbeitsweise und die Besonderheiten des kommunalen Forderungsmanagements gewonnen. Auch die Stolpersteine bei einem derartigen Projekt sind deutlich sichtbar geworden.

Das Pilotprojekt ist ja inzwischen abgeschlossen.
Wie lautet Ihr Fazit? Gibt es eine Fortsetzung?

Unser Fazit ist erstens: Die geringe Einziehungsquote, die im Projekt erzielt wurde, belegt die hohe Qualität des kommunalen Forderungsmanagements und der städtischen Mitarbeiter. Auch unsere bisherige Niederschlagspraxis wurde bestätigt.

Zweitens: Die Einbildung eines privaten Inkassodienstleisters ist dann wirtschaftlich und bringt dann wirtschaftlich und bringt einen Nutzen für das kommunale Forderungsmanagement, wenn hierfür ein geordneter, sicherer und einfach zu handhabender IT-gestützter Prozess implementiert wird.

Was raten Sie anderen Kommunen, die ebenfalls über einen solchen Schritt nachdenken? Worauf sollten sie achten, bevor sie ebenfalls mit Inkassounternehmen zusammenarbeiten?

Kommunen, die die Unterstützungsleistungen eines privaten Inkassounternehmens in Anspruch nehmen wollen, sollten die Aufmerksamkeit insbesondere auf den technisch- organisatorischen Geschäftsprozess der Datenübergabe und –kommunikation legen. Die Fragen der haushalts- und datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Zusammenarbeit sind inzwischen hinreichend geprüft worden. Es stellt sich nicht mehr die Frage „Ob“, sondern des „Wie“.

Herausgeber: Bundesverband Deutscher Inkasso- Unternehmen e. V. Ausgabe 24: Inkasso Wirtschaft /Dezember 2017